1. Velkomst + formål med dagen:
Gitte bød velkommen til dagen og gennemgik i korte træk dagsorden som nedenstående punkter refererer til.
2. Evaluering af fremmøde:
2.1 Håndtering af fravær
Hvordan håndterer de forskellige grupper fravær?
Teknikgruppen: Får ad hoc opgaver ind som bliver løst alt efter hvilken type opgave det omhandler. Registreringen foregår ved mailkorrespondancen – hvis en ikke tager del i opgaver, er der selvsagt ikke nogen dokumentation.
Webgruppen: Har årshjul med faste opgaver, mødes hver måned hvor der skrives referat (herunder deltagere), og fordeler arbejdsopgaver ligeligt
Grøntgruppen: Arbejdsplan som kan ophænges i skuret, hvor man kan hakke af når ens opgave er udført. Fællesdokument (regneark) hvor man kan se hvem der deltager i møder mv.
Fest og aktivitet: Der tages referat til mødet og der dokumenteres fravær.
Facade og Vinter: Har en kalender hvor gruppen er inddelt i 2 undergrupper med 4 i hver hvor hver person har en fast uge hvor de skal sørge for snerydning.
Skraldegruppen: Har en liste over hvilke opgaver hvert enkelt medlem skal udfører i en periode. Når opgaven er udført, skal man melde retur herom til tovholder. Har en aftale med græsslåningsgruppen om at der fjernes skrald fredag, så der kan slås græs i weekenden.
Gitte: Det er vigtigt, at der bliver foretaget registrering af de opgaver det enkelte medlem udfører i gruppen, dette for at der er dokumentation som kan fremsendes til KAB, hvis der er nogen der ikke udfører deres opgaver.
Gitte: Hvis et medlem af en gruppe ikke udfører de tildelte opgaver eller møder op til møder, skal der være en intern skriftlig kommunikation mellem medlem og tovholder før bestyrelsen informeres, dokumentation medsendes til bestyrelsen, som herefter kontakter KAB for skriftlig advarsel.
Aftale: Retningslinjerne/præmis for deltagelse i arbejdsgrupper indsættes på hjemmesiden under fanen grupper, så kan alle tovholdere m.m. henvise til det skriv.
Bestyrelsen laver artikel til nyhedsbrevet efter beboermødet, hvor reglerne er pudset af.
2.2. Håndtering af fravær
Medlem skal sende mail til tovholder om at han/hun ikke kan deltage på kommende møde/aktivitet.
Medlem skal meddele tovholder om sygdom incl. årsag til at han/hun ikke kan udføre arbejdet
- Ved længere tids fravær (f.eks. brækket ben)vil tovholder og medlem i fællesskab forsøge at finde en løsning for hvordan medlemmet kan udføre sine arbejdsopgaver.. Måske en nabo kan hjælpe, måske man i en periode kan skifte gruppe, måske medlem kan finde en ven/familie der kan træde til i stedet, måske kan man bytte arbejdsopgave internt i gruppen i en periode.
Har medlem 2 udeblivelser fra møder/aktiviteter, så bliver det meldt til bestyrelsen som udsender 1. advarsel og herefter iværksætter bestyrelsen advarsel via KAB, hvor der indledes en huslejesag omkring misligholdelse af sin lejekontrakt med konsekvensen at man bliver opsagt af sit lejemål.
Mailskabelon med advarsel (laves af web-gruppen) Dato, gruppenavn, medlem og manglende udførelse af aktivitet.
Konsekvensen ved manglende svar: KAB kontaktes og de indleder en huslejesag.
3. Andet
Det blev aftalt at hver enkelt gruppe skal udarbejde en kort beskrivelse af:
Anslået antal medlemmer der er behov for i gruppen
Hvilke kompetencer er der brug for i gruppen?
Hvordan arbejder vi i gruppen?
Hvor tit mødes vi i gruppen?
Er der hjemmearbejde/selvstændige opgaver mv. der skal udføres?
Beskrivelserne fremsendes til Christina på mail senest 1-9-2023
Følgende er modtaget fra grupperne efter mødet:
Affaldsgruppen samler to gange om måneden skrald i hele Teglværkshaven, på stierne, græsset og legepladsen.
Der fejes i skralderummene under alle containerne to gange om måneden.
Der foldes dagligt pap, hvis beboerne ikke selv har kunnet finde ud af det, og der ryddes op i rummet til “stort indbo” med jævne mellemrum, så der kan være så meget som muligt derinde.
Vi spærrer af og fejer, når der skal hentes “stort indbo” (med god hjælp fra venlige naboer)
Der tømmes skraldespande, batteribeholdere, elektronik og farligt affald efter behov.
Der bestilles grønne poser til madaffald og grønne beholdere til samme, når der mangler.
Vi mødes en eller to gange om året og samler skrald på skrænten, vasker væggene i skralderummet eller andet forefaldende arbejde.
Hvert medlem i gruppen har faste arbejdsopgaver.
Græs Gruppen; er vi 5 mand. hver mand har 1 uge til at slå græs i.
Arbejde der bliver udført i græs gruppen er;
Hver uge slår mand græs på boldbanen og legepladsen samt bruger trimmeren.
Hvis der ikke kan slås græs er der måske en anden opgave som at beskære pil lang legeplads eller beskære træer, men der bliver der aftalt med tovholder.
I aktivitets gruppen holder vi 5 møder årligt og 4 arrangementer. Vi er et festligt hold med en masse kreative tanker, man skal kunne tage fat og være klar på at lægge en del timer i gruppen.
Kommunikation er en vigtig del af gruppen og vægtes højt..
Web-gruppen:
Vi er pt. 4 pers. i Web-gruppen, men kan godt bruge en ekstra, så vi er 5 pers.
Vi mødes hver den 2. onsdag i hver måned fra kl. 19-21, vi skiftes til at lægge hus til møderne.
Vi laver 4 nyhedsaviser årligt, hvor alle medlemmer af gruppen bidrager med forslag til artikler og udarbejdelse af artikler samt indsætter disse i vores nyhedsbrevskabelon.
Vi deltager i alle aktiviteter afholdt af bestyrelse, grønt- og fest-gruppen ogsørger for at dokumentere disse ved referater eller artikler i nyhedsavisen.
Vi laver div. skriftligt materiale som indbydelser, foldere mv.
Vi laver Teglværkshavens hjemmeside og sørger for at opdatere denne.
Vi administrere Teglværkshavens Facebookgruppe
For at være medlem af web-gruppen skal du være kreativ, god til at formulere dig skriftligt i et letlæseligt og levende sprog, skal kunne anvende Canva designprogram og det vil være en fordel hvis du kan opdatere en hjemmeside.